Som de første i Danmark lancerer Inspectly en integration med Microsoft Office 365 på deres kvalitetsstyringsplatform. Det giver mulighed for at dele dokumenter via SharePoint og spare både tid og besvær på de administrative opgaver, der er en naturlig del af hverdagen i byggebranchen, forklarer CEO Torben Kovaltsenko Jørgensen.

Med integrationen med Microsoft Office 365 bliver det endnu lettere at holde styr på dokumenter og håndtere ændringer og opdateringer. Integrationen gør det let at udvælge hvilke filer, dokumenter og mapper, der skal være tilgængelige i Inspectly – og hvem der har adgang. Det sparer både tid og besvær i den administrative del af arbejdet, men det sikrer også, at medarbejderne har nem adgang til de rigtige og opdaterede filer, uanset om de står på byggepladsen eller sidder på kontoret.

“Vi vil gerne understøtte vores kunder i deres arbejde med kvalitet. Både når de udfører kvalitetssikringen ude på byggepladsen, men især også efterfølgende. Vores system giver dem nemlig mulighed for at analysere deres indsamlede data og blive klogere på egne arbejdsgange. Dermed kan de – på et oplyst grundlag – indføre nye procedurer, så de fremadrettet bygger med færre fejl og i endnu højere kvalitet,” fortæller CEO Torben Kovaltsenko Jørgensen og fortsætter:

“Men for at nye arbejdsgange skal forankres i virksomhederne, skal der også herske en god kommunikation i virksomheden, og den proces vil vi også gerne understøtte. Her er integrationen et vigtigt redskab til dem, der i forvejen arbejder i Microsoft 365”.

Slip for at uploade filer flere steder

Med den nye integration bliver det endnu lettere at holde styr på alt fra vigtige dokumenter til sikkerhedsstandarder, personalehåndbøger, montagevejledninger og lignende. Så længe medarbejdere sørger for at opdatere dokumenterne i Microsoft 365, sikrer integrationen, at dokumenterne også automatisk er opdaterede i Inspectly.

”Det minimerer dobbeltarbejde med at lægge dokumenterne op flere steder, når de automatisk er tilgængelige i både Microsoft 365 og Inspectly”, fortæller CEO Torben Kovaltsenko Jørgensen.

Integrationen understøtter også, at vigtig viden internt i virksomheden nemt kan opbevares og deles efter behov i Inspectly, hvilket kan være en fordel for dem, der arbejder ude på byggepladsen. Når alting er samlet ét sted, mindskes risikoen nemlig for, at vigtig viden går tabt, når der f.eks. er udskiftning i medarbejderstaben.

Nem adgang til informationer minimerer fejl

”Når håndværkeren står på byggepladsen, skal det være nemt og ligetil at overskue informationer og krav”, forklarer CEO Torben Kovaltsenko Jørgensen.

Derfor har Inspectly også gjort det til en del af deres mission at gøre væsentlige informationer let tilgængelige på byggepladsen. Og det gælder også, hvis der er udenlandske medarbejdere eller ordblinde på arbejdspladsen. Til at understøtte tilgængeligheden yderligere har Inspectly lavet funktioner til både automatisk oversættelse og højtlæsning af tekster.

Og det er til gavn for alle. Nem adgang til informationer højner ikke kun arbejdssikkerheden, men understøtter også, at der er styr på de nødvendige processer og arbejdsgange for et vellykket resultat.

Viden & Kommunikation – få endnu mere ud af Inspectly

Med Inspectly er der sikret klare kommunikationskanaler mellem alle medarbejdere – fra de administrative på kontoret til håndværkerne, der udfører arbejdet på byggepladsen.

”Vi vil gerne understøtte, at al nødvendig viden når ud til alle relevante led, så der bygges godt i første omgang”, fortæller Torben Kovaltsenko Jørgensen.

På større byggepladser er det besværligt og tidskrævende at sende mails rundt og sikre, at alle har fået de rette informationer. Samtidig kan man ikke vide sig sikker på, om dokumenterne rent faktisk bliver læst, og at medarbejderne har forstået indholdet.

For at understøtte den proces har Inspectly udviklet modulet Viden & Kommunikation. Modulet skal gøre det lettere at sikre god kommunikation, selvom medarbejderne arbejder vidt forskellige steder. De kan blandt andet tilgå dokumenter i offline-tilstand, modtage notifikationer ved nye opdateringer af dokumenter og kvittere for rent faktisk at have læst dem.

Tjekspørgsmål og konfettiregn

En af funktionerne i Viden & Kommunikations-modulet er Knowledge Alerts. Her modtager medarbejderne dokumenter direkte i systemet, som de skal godkende at have læst med et swipe og evt. besvarelse af tjekspørgsmål, før der er konfettiregn på skærmen. På den måde kan man vide sig mere sikker på, at alle er indforstået med kravene, før de går i gang med arbejdet.

Derudover står du også bedre som arbejdsgiver, når medarbejderen har dokumenteret, at de har læst og forstået instruktionerne.